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档案工作的最终目的是为了利用，为学校各项工作服务，为提高学校工作效率服务，为解决教职工实际问题提供凭依据服务。近年来，随着教职工档案意识的提高，越来越多的人认识到档案的利用价值及懂得如何有效地利用档案，使档案越来越发挥出其重要的作用。因此档案资料的利用效率逐年提高，查阅档案者及查阅案卷、资料的数量逐年增加，查阅的内容涉及面也越来越广。查阅较多的有工资、人事任免、福利待遇和基建等方面的文件，另外为本校工作参考、教学研究、编研史料及市县电大、外单位提供了大量的档案、资料。
档案室在认真做好档案利用服务情况登记和服务跟踪记录的同时，注意做好档案利用效果的反馈工作，经常收集、积累档案利用效果的信息，预测、了解利用者的需求，为档案的编研工作提供依据，使编研与客观实际需要相结合。现列举近年来查阅档案的实例加以说明。
例一，1993年底学校根据市房改办的通知，决定出售我校公有住房。因第一次售房，手续繁琐，需要提供给房改办的原始资料较多。行政科的经办人员有点担心资料是否齐全。然而，担心很快就消除了，他们所需要的有关资料如：使用土地通知书、征地通知书、建筑许可证、建筑工程管理验收合格证、建筑工程报建审核书等凭证材料，档案室都能一一提供，为教职工购房和行政科顺利办理购房手续提供了保证。
第一次售房后我们及时做好原始材料的收集工作，为日后有关工作提供了方便。这些资料在后来购房时又发挥了作用。如：1996年，我校有位老师，由于错过了第一次售房，在补办购房手续时，需要使用市房地产权属证明书、市出售公有住房审定书等第一次售房后形成的原始材料，档案室及时地提供给他，使其顺利地办理了购房手续。维护了教职工的切身利益。
例二，1996年9月，学校决定在校内进行计算机联网，联网工程包括：布线、装机、调试及安装配套设备等。有关人员接到任务后，即请工程人员到场查看，工程人员要求我校提供大楼的结构平面图，既为工程的整体规划提供依据，也可在布线时准确计算线材的用量和免去室地人工测量的工序。于是，有关人员马上到档案室查找教学大楼的结构平面图。由于档案室保存了较完整的该楼档案材料并按规范的要求整理立卷归档，因此很快就提供出所需的材料，为整个工程的顺利进行提供了有利的条件，而且使工程收到降低损耗、缩短工期和减轻劳动强度的效果。
例三，1997年5月，省高教厅和省编制办公室发来通知，要求填报我校历次机构改革和编制管理情况。由于人事处负责机构和人员编制的工作人员多次调整，致使我校历次机构调整情况和历年教职工总数变化资料没能完整地保留下来。在时间紧迫的情况下，经办人员非常着急，抱着试试的态度前来档案室询问，我们即把多年来收集整理编制的"历年机构设置及人员情况表"提供给经办人员，使其免去从大量零散的资料中抽取有关数据的工作，节省了大量的时间，提高了工作效率，使统计数据得以按时报送主管部门。人事部门和经办人员对档案室提供的资料及所做的工作给予充分的肯定。
例四，1997年12月，市救捞局为了给职工办理购房手续，需要查找有关房产合法来源的凭证文件。由于该局曾发生一场火灾，部分文件被销毁，查不到所需文件，于是要求我校协助提供有关文件。档案室即为其查找；终于找到了1984年12月我校与市救捞局签订的《协议书》和粤电大（84）21号文《征地补偿协议》两份文件，为市救捞局提供了原征用土地为合法来源、所建房屋也为合法建筑的依据，解决了他们自己无法解决的难题，充分发挥了档案的作用。
例五，1998年3月，我校有关部门编写大专学历教育发展历史及概况，需要查找历年的领导讲话、招生、毕业、在校生人数及开设大专专业的情况等大量资料。于是笔者就到档案室查找有关材料。由于实行了电脑管理，只要输入必要的信息就可以马上找到所需资料目录。还有部分资料直接在档案编研资料中获得。如历年招生、毕业生、在校生人数及历年大专专业设置情况都是档案室经过二次加工整理编研出来的。笔者直接利用，大大提高了工作效率，尝到了利用档案资料的好处，增强了档案意识。同时，也充分发挥了编研资料的作用。
例六，根据《教育部关于对1991年至2002年颁布的高等教育学历进行登记的通知》（教学函[2001]8号）的精神要求，广东省各个电大纷纷行动起来，开始搜集学生的学籍资料，准备输入电脑入库。我室保存全省电大的学籍档案比较完善、齐全，故我室承担了此次"十年数据采集"的查询、复印等工作，从4月份到7月份，共接待省电大分校、各市县电大67人次，查找案卷170卷，复印档案资料近2000张，此外，个人因继续求学、出国留学或其他原因前来查找档案的有30人次，共40卷，复印档案资料近百张。
查找档案，尤其是学籍档案是较费时的，有时利用者提供的信息不够，只能从上级类目查找，将几本案卷一页一页、逐条查找。此种情况往往要耗费一两个小时；有时查找的学籍档案根本不存在，比如电大有些毕业生原来是免试入学，就没有录取审批表，需找毕业生名册、成绩册或花名册等可以提供凭证的材料。这三个月，我室将学籍利用服务作为一项重要工作来对待，本着急他人所急的原则，维护学生的声誉，尽心尽力地为广大利用者服务，确保�"十年数据采编"工作的顺利完成，给各位利用者一个满意的答复。
实践证明，档案已体现出其自身的价值。
广东电大档案室
二00二年十月
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